Система электронного документооборота EDI-ART

Что такое EDI

EDI - это технология обмена электронными документами между сотрудниками и компаниями.
«EDI-ART» - это система электронного документооборота EDI, разработанная компанией «ИКС-АРТ».
Основная задача – оптимизация передачи различных документов (заказов, прайс - листов, актов о приемке, накладных и т.д.) между торговой компанией и поставщиком путем формирования единого информационного пространства.

Решение EDI-ART позволяет закупщикам решать следующие проблемы: 

• Сделать процесс закупки более прозрачным. Выявить "серые схемы" закупок.
• Отслеживать выполнение поставщиком всех своих обязательств. Иметь полную информацию о работе поставщика.
• Значительно сократить время на приемку товара. Организовать временные "окна" для приемки каждого поставщика.
• Автоматически отслеживать договорные условия поставки для каждого поставщика.

Также решение EDI-ART позволяет:

• Повысить скорости работы и сократить затраты

При использовании технологии EDI, время, затрачиваемое на передачу и обработку заказов поставщикам, сокращается. Это возможно, т.к. менеджерам не надо каждый заказ выгружать в Excel и отправлять по электронной почте, или сообщать по телефону. После сохранения заказа в своей информационной системе, он будет передан поставщику автоматически.

• Упростить процедуры подтверждения заказа

Система обладает инструментами, позволяющими проводить процедуры подтверждения заказа товара. При этом возможно применение сценариев с различными алгоритмами и степенями контроля. Например, запретить или разрешить подтверждать заказ сверх по количеству или ассортименту, корректировать дату планируемой поставки в определённом пределе и пр. Каждый поставщик может проходить процедуру подтверждения заказа по своему индивидуальному сценарию.

• Обеспечить безопасность, оперативную и гарантированную доставку

Все новые документы или их изменения будут доставлены до адресата в течение нескольких минут. Работа с заказами происходит на специально выделенном сервере. Дополнительно, для надежности хранения и передачи данных, в системе реализованы механизмы их многократного дублирования. Это придаёт уверенность в том, что другая сторона получила данные, и они не были потеряны. В результате, например, не возникнет ситуации, когда одна сторона отправила документ, а другая не получила.

• Гарантировать прозрачность процесса поставки и контроль выполнения заказа

Наличие всех данных о стадии формирования заказа и его выполнении позволяет получить полную картину о поставке. В системе можно отследить на какой стадии сейчас находится заказ: сформирован, подтверждён поставщиком, ожидает поступления товара, поставка выполнена. Можно провести контроль качества работы: сколько просили привезти, сколько подтвердили, сколько привезли. Данные доступны в различных срезах: дата поставки, ассортимент поставляемого товара, кол-во и пр.

Информация о платформе

Продукт «EDI-ART» разработан на основе проверенной временем и клиентами системы автоматизации розничной торговли ART-TRADE, разрабатываемой и поддерживаемой компанией «ИКС-АРТ» на протяжении более 20 лет. 

Сервера платформы EDI-ART расположены в надежных Российских дата центрах. Это позволяет сервису EDI-ART поддерживать высокие требования доступности и предоставления сервиса в режиме 24/7.

Если поставщики не используют интеграцию со своей учетной системой, ему удобно будет использовать загрузку из Excel. (прайс – листов, подтверждений заказов, информацию о новых товарах и пр.). Это позволяет поставщикам существенно экономить время без использования интеграции.

Поддержка стандартного EDI функционала и стандартных типов документов:

Система имеет удобный и простой внешний вид. Это позволяет ее использовать практически сразу, без какого-либо дополнительного обучения

Всю необходимую информацию о получении заказов или информацию об состоянии обмена данными можно настроить на ее дублирование на телефоны SMS и E-mail.

Функционал «под ключ»

Платформа «EDI-ART» является собственной разработкой компании «ИКС-АРТ», что позволяет реализовывать различный функционал под требования клиентов.

В рамках поддержки и сопровождения «EDI-ART» мы предоставляем нашим клиентам отчеты «под ключ». Это может быть как справочные, так и аналитические отчеты. Система EDI-ART имеет собственный генератор отчетов, наследованный из системы автоматизации розничной торговли ART-TRADE», который позволяет в короткие сроки решить необходимые задачи. Например, с помощью данных отчетов можно просмотреть информацию о недопоставках, временной задержки, и другую сводную информацию. Интерфейс аналитической системы также удобен и прост в обращении.

Собственная разработка продукта также позволяет успешно реализовывать индивидуальные задачи и потребности клиента, как со стороны поставщика так и со стороны торговой сети. Например реализовать собственный график поставок и подтверждений, выстроить индивидуальную схему работы с документами в организациях с филиалами, учитывающих территориальную специфику, реализовать автоматическую схему подстановки данных из прайс – листов и прочее. Установить различный дополнительный ограничения при подтверждении документов на дату поставки, подтверждаемом количестве и прочее, для уменьшения человеческого фактора. 

Дополнительный сервис

Система позволяет проводить контроль отгрузки или приемки товара с / на склад (ОТК), в соответствии с уведомлением об отгрузке, подтверждением, отгрузочному листу или иному документу.

Основной принцип – реализация контроля отгрузки товара прямо во время процесса формирования паллеты. Контроль осуществляется методом сравнения отгружаемого/принимаемого товара с заданием на сборку и моментальным выявлением излишек и пересортицы. Также наглядно видно процесс готовность комплектации и сколько нужно до полной комплектации.

• Одновременная отгрузка товара одной партии с нескольких рабочих мест;
• Система позволяет вести отгрузку товара по нескольким накладным одновременно;
• Сведение к минимуму пересортицы товара на ранней стадии;
• Замена и выяснение причин «не читаемых» или не правильных штрих – кодов (если необходима поставка товара в штрих - кодах клиента) происходит на складе отгрузки, а не у клиента;
• Уменьшение вероятности исправления расходные документы (Торг 12). Т.к. документы составлены на основе отсканированного товара по факту;
• Контроль отгрузки лишнего товар;
• Выключение компьютера или обрыв связи не приведет к потери данных;
• Работы с ТСД в режиме реального времени (On-Line). Все новые накладные на отгрузку, проведенные накладные будут переданы автоматически с ТСД в информационную систему. Система позволяет работать по одной накладной одновременно несколькими ТСД;
• Можно в любой момент приостановить отгрузку одного заказа и переключиться на следующую отгрузку.

Система полностью совместима с EDI-ART и для начала использования не требует ни каких дополнительных подготовительных работ по внедрению. В качестве задания на отгрузку можно использовать стандартный EDI документ, применяемый в цепочки поставок.

• Видео - контроль процесса отгрузки товара;
• Сбор статистики по количеству и качеству сканирования товаров, аналитический отчет;
• Параллельная распечатка липких этикеток на товар;
• Печать верных штрих - кодов при распознавание ошибочных;
• Звуковое оповещение событий (товар лишний, товар не найден в заказе);
• Версия клиентской части под ОС Windows и Linux.

Для удобства использования и наглядности, система отгрузки оснащён различными цветовыми и звуковыми сигналами. Это позволяет работникам склада в меньшей степени смотреть на экран, сфокусировав основное внимание на отгружаемом товаре.

• В процессе отгрузки виден процесс заполнения накладной - какие товары и в каком количестве уже приняты, а какие ещё нет.
• Цветовое сопровождение. Различными цветами подсвечивается состояние позиции и самой накладной.
• Звуковое сопровождение. Например, система оповещает специальными звуковыми сигналами кладовщика в случае возникновения какой-либо ситуации (например, товар не опознан);
• Использование горячих клавиш позволяет ускорить процесс приёмки товара.

Интеграция с системами

Система без проблем интегрируется с различными информационными системами поставщиков и торговых компаний.

• 1С 7
• 1С 8
• Парус
• Axapta
• SAP/R3
• ART – TRADE

• AS/2
• Web – сервисы
• ftp / ftps
Формат обмена данными – настраивается под клиента

Для прозрачности процесса обмена данных между информационной системой и EDI-ART существует специальный мониторинг процесса обмена. В нем отображается вся необходимая информация, такая как какие данные, были переданы, от кого, когда, какие программные процедуры были запущены, результаты их выполнения, диагностические ошибки и пр. Эта информация позволит ИТ специалистам быстро понять состояние.